Alla företag som låter anställda använda företagsbilar behöver mer än en muntlig överenskommelse. Utan en tydlig bilpolicy blir det snabbt oklart vem som ansvarar för bilen, vad som gäller vid skador och vem som ska betala eventuella avgifter. En skriftlig bilpolicy är därför inte bara en bra idé – den är avgörande för att undvika tvister och onödiga kostnader.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är det mest praktiska sättet att skapa en sådan bilpolicy. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar ihop en specifik bil med en namngiven förare och fungerar som den faktiska bilpolicyn för just den bilen.
Varför ditt företag behöver en bilpolicy
När en företagsbil lämnas ut till en anställd uppstår alltid frågor som måste vara klara redan från start:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas vid en olycka?
- Vem ansvarar för böter och avgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, däckbyten och besiktning sker i tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en nedskriven policy kan dessa punkter leda till osäkerhet, förseningar och tvister. Ett TRF-kort gör att ansvar och rättigheter är tydliga redan innan bilen tas i bruk.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de viktigaste uppgifterna som krävs för att dokumentera upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter kring skador, böter och underhåll.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket skapar ordning och reda även i större fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot om frågor uppstår.
Sammanfattning
En bilpolicy är något som alla företag behöver för att skapa ordning och trygghet när anställda använder företagsbilar. Ett TRF-kort är den praktiska lösningen som gör policyn juridiskt bindande och knyter den direkt till en specifik bil och förare. Det ger företaget full kontroll och minskar risken för framtida tvister.
